关于印发《嘉兴市经济和信息化局档案管理制度》的通知

为提升档案管理工作的规范化、标准化、数字化水平，根据《中华人民共和国档案法》及上级有关规定要求，结合市经信局相关工作职责，特制定以下管理制度。

一、文件材料的归档

（一）归档范围

1.上级机关下发的文件、电报。

2.市级机关各部门和县（市、区）有关部门与本局来往的文件、信函。

3.属于本局管辖管理的人事档案。

4.本局形成的以下文件资料：

（1）本局召开的党组会议、局长办公会议纪要及重要材料；

（2）本局承办的建议、提案所形成相关文件、材料；

（3）本局颁发的（包括转发及与其他机关联合颁发）各种正式文件的签发稿、印制稿，重要文件的修改稿；

（4）本局内部职能活动形成的工作计划、要点、总结、报告，以及局领导重要讲话、年度述职报告；

（5）领导批示办理结果的材料；

（6）有领导批示和办理结果的人民来信来访材料；

（7）本局制订的工作办法、规则、制度等文件材料；

（8）本局编印的信息、简报等刊物定稿和印本；

（9）本局历史沿革、简要情况介绍、大事记等，有重要价值的照片等；

（10）其他需要归档的重要文件。

（二）归档时间

文书档案应在次年的六月底前归档。局办公室可通过购买服务方式委托第三方进行整理，并做好数字化处理。

（三）归档要求

1.归档文件的正式文件、底稿、领导签批意见、附件等必须齐全。

2.起草文件，须采用国际标准A4纸张书写、打印。装订线以内不得签批、书写。

3.归档的手工书写文件，一般用碳素墨水、蓝黑墨水书写、签批。不得用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水等书写、签批。除特殊情况外，不得用复印件、传真件归档。

4.任何处室（单位）和个人不得留存、销毁应归档的文件材料。

二、档案的管理和利用

（一）档案的管理

1.归档文件以自然件为单位进行整理、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化。

2.归档文件遵循自然形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同保存价值，准确划分保管期限。

3.充分利用计算机和有关适用的档案管理软件，编制归档文件目录、文号案卷号对照表等检索工具。

4.做好年度统计工作，及时准确地填报档案工作统计年报。

（二）档案的使用

1.各处室（单位）确定一名资料管理员，负责收集、移交各处室（单位）在公务活动中形成的档案资料。档案室由办公室指定专人负责存放安排及相关整理工作。

2.档案室由相关管理员统一管理，查阅档案资料须填写借阅单后进行取阅。外单位查阅档案资料，必须持所在单位介绍信，注明利用者身份、利用目的和范围，经办公室分管领导批准后，方可查阅。

三、保密和安全

1.无关人员一般不进入档案室。

2.档案工作人员及利用者必须严格遵守保密规则，不得传播档案中的机密内容及有关干部评价、个人隐私、检举举报等不宜公开的材料。

3.密级档案文件、刊物、资料等档案须按规定范围阅读，严禁外借、带，内部借阅须经办公室分管领导批准。

4.档案橱柜要摆设整齐，柜内案卷排列合理，做到清洁卫生，通风良好。

5.档案室内严禁吸烟，禁放易燃、易爆物品及其他杂物。

6.离开档案室时必须关好橱柜以及门窗，切断电源。

四、附则

1.本管理制度未尽事宜，按国家相关法律、法规执行。

2.本管理制度由本机关负责解释。

3.本管理制度自印发之日起开始实施。