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索引号: 11330400002545696B/2024-00035 文号: 嘉经信办〔2024〕21号
发布机构: 市经信局 发文日期: 2024-03-27
公开方式: 主动公开 有效性:
关于印发《嘉兴市经济和信息化局档案管理制度》的通知
发布日期:2024-03-28 来源:市经信局 浏览次数: 字号:[ ]

提升档案管理工作的规范化、标准化、数字化水平,根据《中华人民共和国档案法》及上级有关规定要求,结合经信局相关工作职责,特制定以下管理制度。

一、文件材料的归档

(一)归档范围

1.上级机关下发的文件、电报。

2.市级机关各部门和县(市、区)有关部门与本局来往的文件、信函。

3.属于本局管辖管理的人事档案。

4.本局形成的以下文件资料:

1召开的党组会议、局长办公会议纪要及重要材料;

2承办的建议、提案所形成相关文件、材料;

3颁发的(包括转发及与其他机关联合颁发)各种正式文件的签发稿、印制稿,重要文件的修改稿;

4)本局内部职能活动形成的工作计划、要点、总结、报告,以及局领导重要讲话年度述职报告

5)领导批示办理结果的材料;

6有领导批示和办理结果的人民来信来访材料;

7)本局制订的工作办法、规则、制度等文件材料;

8)本局编印的信息、简报等刊物定稿和印本;

9)本局历史沿革、简要情况介绍、大事记等,有重要价值的照片等;

10其他需要归档的重要文件。

)归档时间

文书档案应在次年的六月底前归档。办公室可通过购买服务方式委托第三方进行整理,并做好数字化处理。

)归档要求

1.归档文件的正式文件、底稿、领导签批意见、附件等必须齐全

2.起草文件,须采用国际标准A4纸张书写、打印。装订线以内不得签批、书写。

3.归档的手工书写文件,一般用碳素墨水、蓝黑墨水书写、签批。不得用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水等书写、签批。除特殊情况外,不得用复印件、传真件归档。

4.任何处室(单位)和个人不得留存、销毁应归档的文件材料。

二、档案的管理和利用

(一)档案的管理

1.归档文件以自然件为单位进行整理、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化。

2.归档文件遵循自然形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同保存价值,准确划分保管期限。

3.充分利用计算机和有关适用的档案管理软件,编制归档文件目录、文号案卷号对照表等检索工具。

4.做好年度统计工作,及时准确地填报档案工作统计年报。

(二)档案的使用

1.各处室(单位)确定一名资料管理员,负责收集、移交各处室(单位)在公务活动中形成的档案资料。档案室由办公室指定专人负责存放安排及相关整理工作。

2.档案室由相关管理员统一管理,查阅档案资料须填写借阅单后进行取阅。外单位查阅档案资料,必须持所在单位介绍信,注明利用者身份、利用目的和范围,经办公室分管领导批准后,方可查阅。

三、保密安全

1.无关人员一般不进入档案室。

2.档案工作人员及利用者必须严格遵守保密规则,不得传播档案中的机密内容及有关干部评价、个人隐私、检举举报等不宜公开的材料。

3.密级档案文件、刊物、资料等档案须按规定范围阅读,严禁外借、带,内部借阅须经办公室分管领导批准。

4.档案橱柜要摆设整齐,柜内案卷排列合理,做到清洁卫生,通风良好。

5.档案室内严禁吸烟,禁放易燃、易爆物品及其他杂物。

6.离开档案室时必须关好橱柜以及门窗,切断电源。

附则

1.本管理制度未尽事宜,按国家相关法律、法规执行。

2.本管理制度由本机关负责解释。

3.本管理制度自印发之开始实施。

附件:关于印发《嘉兴市经济和信息化局档案管理制度》的通知.doc